Санкт-Петербург
  • Санкт-Петербург
  • Москва
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 648-23-34

Автоматизация бизнес-процессов

Если у вас

  • Сотрудники постоянно что-то забывают, иногда даже игнорируют, так как редко кто спрашивает;
  • Обработка входящих обращений, передача информации между подразделениями и много другое ведётся в бумажных реестрах / Excel;
  • Четко не выстроено, кто на каком шаге, что делает и какие у него сроки;
  • Длительные бизнес-процессы невозможно контролировать, сложно планировать что через три месяца нужно проверить, а таких процессов десятки и сотни в параллели;
  • Руководители только и реагируют на проблемы, а не предупреждают их;
  • Сотрудникам приходится работать в разных системах и нет связи между ними, контроль усложнён, информация теряется;

Если вы узнаете себя хотя бы в одной из ситуаций, решения агентства «Улей» для вас.

Описание решений

Визуализация БП
Оперативный визуальный контроль бизнес-процессов, точечное предупреждение проблем и глобальный анализ узких мест
Запуск БП из МП
Дополнительное расширение позволяющее запускать новые бизнес-процессы живой ленты из мобильного приложения портала
Групповая постановка задач
Мощное расширение возможностей шаблонов задач, являющееся аналогом визуального-программирования групповых шаблонов задач
Готовые бизнес-процессы
Наши наработки, которые мы можем адаптировать под любой локальный запрос: структуру организации, нюансы и условия.
Визуализация бизнес-процессов

Как контролировать множество одновременно запущенных бизнес-процессов? А если они могут длиться полгода-год? А если они еще и параллельные и ветвистые? Отличный выход — это их визуализация. Если разбить один процесс на этапы и следить только за контрольными точками, соединяющие эти этапы, то становится всё намного проще!

  • Сводная БП
  • Настройка визуализации
Визуализация БП - сводная
Визуализация БП - настройка
Запуск бизнес-процессов из мобильного приложения

Запускать новые бизнес-процессы из живой ленты десктопной версии корпоративного портала Битрикс24 совсем не удобно, когда у тебя в руках только телефон. А если ваш основной боевой персонал работает в полях, то необходимость запуска процессов живой ленты из мобильного приложения становится еще более острой.

Запуск БП из МП
Групповая постановка задач (мощное расширение возможностей шаблонов задач)

Не редко в сервисных компаниях или на производстве встречается потребность в частом запуске групп задач, которые будут связанны по Ганту, иметь нужные зависимости друг от друга (т.е. начало последующей задачи от конца предыдущей), сроки, ответственных, наблюдателей и чек-листы и другие преднастройки. Обычные шаблоны задач в Битрикс24 не позволяют произвести такие преднастройки, и тем более не позволяют связать такие типовые преднастройки с типами сделок, на основе которых фиксируются договорные отношения с клиентом.

Групповая постановка задач
Готовые бизнес-процессы
Мы предлагаем решения на базе продукта Битрикс24. Решения можно использовать как в том виде, что мы предлагаем, так и с переработкой и доработкой необходимого вам функционала.
БП закупки
Длительный бизнес-процесс, помогающий собирать по каждому бренду (мультибрендовый магазин) данные о текущих продажах, сводить и планировать на следующий сезон, запрашивать счета на предоплату у поставщика/производителя, заносить данные в платежный календарь, контролировать доставку, растаможивание и распределение товара по сети магазинов.
Представьте, что у вас в сети магазинов представлено 50-100 разных брендов и у вас есть сезонность. Сезон подходит к концу, но тут же нужно готовиться к следующему. Часть брендов заграничная, производство и поставка морем занимает месяцы. А нужно еще проанализировать продажи за прошедший сезон по разным брендам, и сделать предзаказы на товары по разным брендам чтобы иметь их на полках к следующему сезону. Каждый бренд - разный поставщик, у каждого поставщика свои условия, свои проценты предоплаты и сроки оплат, и по каждому нужно контролировать все эти данные и сроки, иначе можно к сезону не успеть.
БП на расход
Процесс помогает отслеживать согласование запущенной заявки на оплату ТМЦ или услуг, передачу информации бухгалтеру (который заводит в 1С заявку на расход и указывает её идентификатор в заявке, запущенной в Битрикс24) и заносит в платежный календарь (о чем инициатор заявки также уведомляется). Затем, когда оплата проводится, Битрикс24 получает от 1С информацию об оплате и инициатор уведомляется о факте оплаты и далее готовит документы.
БП на отсутствие / отпуск
Даже когда в компании не очень много сотрудников, то сложно следить и помнить, кто и когда отпрашивался, причины и на какой срок/время, и как результат, когда человек отсутствует - все его начинают искать и потом выясняется, что он отпросился у того-то. Для того чтобы этот процесс "причесать" и предназначен этот БП.
  • Отгул (добавление в календарь отсутствий)
  • Опоздание / Уход раньше
  • Работа вне офиса
  • Отпуск (добавление в календарь отсутствий)
БП на проектные расходы
Помогает выстроить цепочку согласования заявок на оплату и передать информацию бухгалтеру, а также привязать эту информацию к проекту для учета в расчете рентабельности проекта.
  • Статья затрат
  • Описание затрат
  • Сумма, валюта
  • Проект
  • Прикрепление файла-счета
  • Связанная задача
БП на сопутствующие расходы
Выстраивает свою цепочку согласования и права доступа. После согласования информация передается бухгалтеру. Ведется общий реестр накладных затрат, разбитый по статьям.
  • Статья затрат (отдельный раздел общего справочника)
  • Описание затрат
  • Сумма, валюта
  • Прикрепление файла-счета
БП на отправку и получение оригиналов актов
Частая проблема, этот процесс сложно организовать оффлайн. Этот процесс автоматически запускается при отметке в счете факта оплаты (получены деньги от клиента). Спустя N дней запускается цепочка заданий ответственным лицам на подготовку документов, отправку, получение оригиналов. Формируется реестр отправленных и полученных актов.
БП на согласование договоров и получение оригиналов
Процесс запускается менеджером на основании сделки в CRM, к который необходимо подготовить договор. Договор готовит специалист по документообороту (опционально), отправляется клиенту, правится (может быть несколько итераций) и после согласования система просит приложить скан подписанного оригинала, и спустя N дней отметить о наличии договора в оригинале в реестре.
БП на обработку входящих обращений
Не редко в организациях есть процесс, который ведут в Excel или в Outlook. Более результативно его вести в Битрикс24: он и сам может нумеровать входящие обращения и можно распределять решение вопросов по подразделениям/ответственным, отслеживать статусы решения и система сама скажет, что подошел дедлайн.
Почему это важно?
Согласно информации от компетентного источника, профессионалов в этой области, компании TerraSoft, автоматизация бизнес-процессов — это важнейший шаг любой компании на пути её роста и среди множества улучшений она дает:
Общий прирост эффективности Результатом этого является высвобождение персонала для выполнения более важных задач и роста производительности труда, а также снижение затрат предприятия и повышение результативности стратегического управления.
Повышение качества управления и предоставляемых услуг Благодаря автоматизации бизнес-процессов можно также существенно повысить качество управления компанией и качество предоставляемых ею продуктов.
С соответствующей статьей вы можете ознакомиться здесь.
Что вы получите от этого

Польза для бизнеса

  • Прозрачность в процессах, контроль над ответственными, сроками и задачами
  • "Оцифровывание" процессов и их автоматизация

Польза для руководителей

  • Контроль процессов и задач по сотрудникам;
  • Контроль исполнительской дисциплины

Польза для сотрудников

  • Единое информационное поле с оперативными и актуальными новостями об изменениях в компании (приказы, распоряжения и т.д.);
  • Быстрое получение необходимых согласований, за счет автоматизации бизнес-процессов

Польза для IT

  • Решение не создается с нуля, а адаптируется под компанию;
  • Решение работает на известной платформе Битрикс24, которая активно развивается и 2 раза в год выпускает большой набор новых возможностей;
Как мы работаем

Что будет с момента как вы нам позвоните?

  • Мы тепло вас встретим, дадим консультацию по использованию портала для решения ваших задач, для автоматизации деятельности, основных болевых точек.
  • Проведем презентацию вам на демонстрационной версии портала в целом, и те места, которые вас больше всего интересуют. По желанию предоставим видеозапись, чтобы вы могли обсудить решения с вашими коллегами.
  • Рассчитаем предварительную стоимость. Факторы, влияющие на дальнейшие шаги и стоимость:
    • Есть ли в компании Битрикс24?
    • Количество сотрудников компании или пользователей системы
Мы подготовили для вас подробную дорожную карту идеального внедрения с чек-листом в формате плаката.
Скачать плакат

Истории успешных внедрений

Решения, которые мы предлагаем, выработаны из большого опыта использования и доработок своего портала на Битрикс24 и на основе клиентских проектов.

Остались вопросы?

Мы готовы проконсультировать вас в удобное время по телефону.